• Para fins de exposição pública, o solicitante deve solicitar ao CEDAE o empréstimo de obras ou de documentos, com um mínimo de dois meses de antecedência, a contar da data de abertura da exposição.

• Preencher o Formulário de Empréstimo de Obra ou Documento eletronicamente, e enviar por correio documentação que detalhe o projeto da exposição.

• A solicitação será analisada pelo Setor de Conservação e autorizada pela Diretoria Técnica e pela Coordenadoria do CEDAE, que responderão por e-mail.

• Se autorizado o empréstimo, o solicitante deverá providenciar apólice de seguro da obra ou documento, com cobertura desde a sua retirada do CEDAE até sua devolução no mesmo local.

• Para efeito da contratação da apólice de seguro, a Diretoria do CEDAE deverá informar o responsável pela exposição a avaliação da obra ou do documento.

• É obrigatória a reprodução da obra e/ou documento, antes de sua saída do Centro. O solicitante deve providenciar a reprodução da obra e/ou documento solicitado, caso eles ainda não tenham sido reproduzidos.

• Não serão emprestadas obras ou documentos para exposições, por um período superior a seis meses.

• A exposição de obras ou de documentos protegidos pela Lei de Direito Autoral é permitida desde que o solicitante apresente a autorização expressa de seus autores/titulares/herdeiros. Assim, são responsabilidades do solicitante:

• A obtenção da autorização de reprodução de obras reservadas.

• A legitimidade da autorização apresentada, isentando o CEDAE de quaisquer questões jurídicas decorrentes.

• A correta utilização da obra, nos limites da autorização concedida.

• A retirada da obra ou do documento será formalizada através da apresentação: a) do Formulário de Empréstimo de Obra ou Documento, em duas vias, assinadas; b) da autorização dos autores/titulares/herdeiros, no caso de obra ou de documento protegido pela Lei de Direito Autoral (Lei 9610/98); c) da apólice de seguro; d) do recibo de coleta.

• A devolução da obra ou documento deverá ser acompanhada pelo Setor de Conservação do CEDAE, que aferirá sua integridade.

• Quaisquer pagamentos de direitos autorais decorrentes da eventual exploração comercial de obra ou documento ficarão a cargo do solicitante, não se responsabilizando o CEDAE por valores dessa natureza eventualmente devidos.

Ao serem emprestados a órgãos e instituições externas à Unicamp, as obras ou os documentos do acervo do CEDAE devem:

• Ser acondicionados em caixas de madeira ou similar, com alças e sistema de fechamento (lacre). A embalagem deve ser maior em cada dimensão de no mínimo 10 centímetros em relação ao objeto a ser transportado. O interior da caixa deve ser revestido com material tipo ethafoan, esponja ou isopor, completando os espaços vazios, com flocos, ou mesmo modelando a parte interna da caixa no formato da obra.

• O manuseio da obra ou do documento deve ser exercido somente por pessoal que tenha qualificação e treinamento adequados para esse fim.

• A obra ou o documento deve ser embalado antes de ir para a caixa com material específico e adequado, tipo papel no-woven (entretela de papel sem goma), algodão, papel neutro ou alcalino.

• Partes pontiagudas e salientes devem ser protegidas, isto é, acolchoadas, e os espaços vazios preenchidos. Os vidros das molduras devem ser encobertos por malhas de fita crepe, para garantir maior proteção à obra, no caso da quebra do mesmo.

• As embalagens devem ser marcadas em seu exterior com instruções que facilitem o manuseio. As marcações devem ser convencionais, claras e legíveis.

• O transporte deve ser realizado por empresas especializadas, com equipe capacitada para executar o trabalho com cuidado, proporcionando a maior estabilidade possível à obra ou ao documento.

• A obra ou o documento deve sair do CEDAE acompanhado por um profissional designado pelo solicitante e/ou pelo responsável pelo acervo e protegidas por seguro em caso de sinistro.

• Deve ser observado se o caminhão recebeu as adequações necessárias, como pisos e laterais acolchoadas por materiais que amorteçam vibrações, golpes, impacto de maneira geral.

• O espaço expositivo deve contar com climatização ininterrupta e respeitar os índices de: umidade relativa entre 50% e 60% e temperatura entre 20 e 22ºC.

• A iluminação permitida para a exposição da obra e/ou documento é de 100 lux por 50 dias/ano ou de 50 lux por 100 dias/ano.

• A obra ou o documento deverá ser devolvido nas mesmas condições em que foi retirada e que constam no Formulário de Empréstimo de Obra ou Documento.